Стоимость подрядных работ в ЦОДе: как правильно согласовать?

Нередко от того, насколько корректно в договоре определены стоимость поручаемых подрядчику работ и порядок их оплаты, зависит непрерывность функционирования ИТ-оборудования заказчика. 

В процессе пользования услугами дата-центра клиент нередко сталкивается с необходимостью проведения дополнительных работ в отношении своего оборудования, размещенного в ЦОДе: могут потребоваться установка и подключение серверных стоек, изоляция холодного коридора, строительно-монтажные и пусконаладочные работы в машинном зале и пр. Как правило, для проведения подобных работ клиент прибегает к помощи специализированного подрядчика или же непосредственно оператора ЦОДа. 

Одно из важных условий договора подряда на выполнение каких-либо работ в ЦОДе — определение их стоимости. Если соглашение сторон о цене работ, порядке ее изменения и порядке оплаты не будут надлежащим образом отражены в договоре, заказчик рискует заплатить за работы значительно больше, чем планировал. По этой причине в договоре с подрядчиком цена работ и порядок оплаты должны быть зафиксированы максимально подробно. 

При согласовании с подрядчиком объема работ клиент ЦОДа должен также стремиться к минимизации риска перерывов в функционировании своего оборудования. Это означает, что обо всех условиях выполнения работ клиент ЦОДа должен договориться с подрядчиком до их начала. Более того, необходимо учесть все факторы, которые могут на эти работы повлиять, и соглашение о цене работ входит в число таких факторов.

Определение стоимости работ в дата-центре 

Глава 37 Гражданского кодекса РФ регламентирует основные требования к согласованию цены в договоре подряда. Стоимость работ может быть твердой, заранее установленной сторонами, или приблизительной, определяемой только в процессе выполнения работ. При заключении договора подряда стороны преимущественно прибегают к твердой стоимости работ. Это позволяет заказчику оставаться в рамках выделенного бюджета. Ситуации, когда стоимость работ в ЦОДе определяется приблизительно, встречаются намного реже — у заказчика и подрядчика, как правило, есть возможность просчитать стоимость проекта заранее. 

При согласовании с подрядчиком объема работ клиент ЦОДа должен также стремиться к минимизации риска перерывов в функционировании своего оборудования. 

Документом, в котором подрядчик фиксирует стоимость работ, является смета. При заключении договора на проведение работ в дата-центре заказчик особое внимание должен уделить согласованию сметы, предложенной подрядчиком. На основании данного документа заказчик вправе требовать от подрядчика выполнения перечисленных в смете работ и использования указанных материалов. В силу определенной специфики работ в ЦОДе необходимо корректно и подробно описать в смете объем и стоимость работ и используемых материалов. В противном случае заказчик рискует получить плохо выполненную работу с некачественными материалами.

Тем не менее ст. 709 ГК РФ допускает заключение договора подряда без сметы. Более того, если смета не будет согласована и подписана заказчиком работ, то подрядчик не вправе ссылаться на нее при возникновении конфликта с заказчиком.

В случаях, когда работы с оборудованием клиента производятся силами оператора ЦОДа, риск некорректного составления сметы практически отсутствует — оператор как непосредственный владелец дата-центра обычно имеет четкое представление об объемах и стоимости выполняемых работ. 

Изменение стоимости договора в процессе производства работ 

Фиксация стоимости работ в договоре не всегда означает, что эта стоимость будет окончательной. В некоторых ситуациях цена изменяется уже в процессе выполнения работ. В одних случаях заказчик может предвидеть такое изменение, а в других изменение цены становится для него неожиданностью. Рассмотрим основные причины изменения стоимости работ после подписания договора. 

• Согласованное сторонами изменение стоимости работ. Заказчик и подрядчик имеют право заключить дополнительное соглашение к договору подряда, в котором могут пересмотреть объем работ или используемых материалов, а также их стоимость. Например, в процессе изоляции холодного коридора в машинном зале заказчик решил установить еще несколько серверных стоек в рядах, что потребует выполнения дополнительных работ с использованием дополнительных материалов. При заключении дополнительного соглашения действуют те же правила, что и при согласовании договора. Заказчику необходимо учитывать риск того, что подрядчик может отказаться от увеличения объема выполняемых работ или, понимая важность их результата для клиента, значительно повысить цену. В подобной ситуации наиболее комфортным для клиента подрядчиком является оператор ЦОДа, поскольку он, как правило, не ставит себе целью получение разовой прибыли вследствие сложной ситуации клиента. 

• Изменение курса валют. При проведении работ в дата-центре часто используются материалы и оборудование иностранных производителей, которые заказываются из-за рубежа. Стоимость таких материалов и оборудования фиксируется в иностранной валюте. По этой причине подрядчики обычно вносят в договоры условие об одностороннем изменении цены работ в случае резкого изменения курса валюты по отношению к рублю. Таким образом подрядчик за счет заказчика страхует себя от риска переплаты за заказанные материалы и оборудование. Например, стороны согласуют работы по установке в машинном зале дата-центра датчиков температуры, которые подрядчик самостоятельно приобретает у иностранного производителя. Цена договора фиксируется, но также оговаривается, что стоимость материалов может быть увеличена в случае изменения курса доллара, установленного Центральным банком РФ, более чем на 3% по отношению к рублю на дату подписания договора. Если в процессе поставки оборудования курс доллара вырастет, скажем, на 5%, подрядчик вынужден заплатить за датчики больше, чем планировал, и соответственно свои убытки он закладывает в цену договора с заказчиком, увеличивая ее. Для клиента ЦОДа такой порядок изменения цены заключает в себе риск возникновения дополнительных расходов. При выполнении подрядных работ оператором ЦОДа риски последующего изменения цены договора снижаются — как правило, оператор располагает определенным запасом необходимых материалов и оборудования, а большие объемы поставок значительно уменьшают для него их конечную стоимость.

• Непредвиденные работы. В соответствии с пп. 5 и 6 ст. 709 ГК РФ, подрядчик может требовать повышения цены договора при возникновении непредвиденных расходов, увеличении объема работ или значительном росте стоимости материалов. Такое увеличение цены договора не является одно­сторонним — заказчик должен дать на него свое согласие. В случае отказа договор расторгается, и подрядчику оплачивается только фактически выполненный объем работ. Если же в качестве подрядчика выбирается оператор ЦОДа, вероятность возникновения непредвиденных работ сводится к нулю, поскольку оператор ЦОДа является наиболее информированной стороной в вопросе корректного определения объема необходимых работ. 

• Экономия подрядчика. Ст. 710 ГК РФ регулирует ситуацию, когда подрядчик при реализации проекта сумел уменьшить расходы на работы или материалы. В этом случае подрядчик может претендовать на согласованную цену договора несмотря на то, что он понес меньшие расходы. Однако экономия подрядчика не должна отразиться на качестве работ. Например, если при установке антенны клиента на крыше дата-центра подрядчик использует материалы более дешевые, но с требуемыми характеристиками, то разница в цене этих материалов составит выгоду подрядчика. Но если характеристики материалов будут хуже требуемых, подрядчик обязан или устранить недостатки за свой счет, или возвратить разницу в стоимости материалов. Такая модель экономии несет определенные риски для заказчика, поэтому все необходимые характеристики материалов необходимо отражать в договоре или смете. Также в договоре можно указать, что в случае экономии подрядчика сэкономленные средства остаются у заказчика. Это поможет стимулировать подрядчика выполнять работы строго в соответствии с условиями договора. 

Аванс или постоплата? 

При согласовании договора на производство работ стороны фиксируют порядок оплаты — это может быть аванс, поэтапная оплата, постоплата и т.д. Часто подрядчики требуют частичной или полной оплаты работ авансом, что заключает в себе определенные риски — подрядчик может отказаться от выполнения работ, выполнить их некачественно или не полностью, а заказчик будет вынужден тратить ресурсы на полный или частичный возврат аванса. Для уменьшения таких рисков в договоре следует указывать, что частичный аванс перечисляется за стоимость материалов и эти материалы становятся собственностью заказчика уже в процессе работ. Как правило, стоимость используемых материалов велика и составляет большую часть цены договора. 

Например, клиент ЦОДа заключил договор на установку дополнительных камер видеонаблюдения в машинных залах. По условиям договора он выплачивает подрядчику аванс, который покрывает стоимость камер. Даже если по вине подрядчика возникнут сложности с проведением работ, у клиента в собственности останутся камеры видеонаблюдения. Такая модель взаимодействия помогает в определенной степени сохранить бюджет заказчика и снизить расходы на урегулирование конфликта с подрядчиком. 

При реализации крупных проектов, например смены оператора ЦОДа с перемещением оборудования клиента в другой дата-центр, рекомендуется оплачивать работы поэтапно, по мере их фактического выполнения. 

Еще один способ оплаты работ — применение почасовой ставки. Как правило, такая модель используется подрядчиком в случае проведения многочисленных небольших работ в ЦОДе. Например, клиент дата-центра планирует начать эксплуатацию нового машинного зала. В процессе эксплуатации у него может возникнуть необходимость в установке того или иного дополнительного оборудования. В этом случае клиенту удобнее зафиксировать стоимость одного часа работы сотрудников подрядчика, а после выполнения всех работ оплатить фактически затраченное ими время. Основной риск в такой модели взаиморасчетов — возможность завышения подрядчиком количества затраченных человеко-часов, поэтому ход работ необходимо контролировать. 

При согласовании договора с привлеченным подрядчиком у клиента ЦОДа могут возникнуть сложности с определением порядка оплаты — не многие подрядчики согласятся проводить работы на условиях постоплаты. Если же работы проводятся оператором ЦОДа, то стороны могут согласовать комфортный для клиента порядок оплаты, поскольку между ними уже есть действующий контракт на предоставление услуг дата-центра, что значительно облегчает переговорный процесс.

* * *

Таким образом, при проведении работ в отношении своего оборудования, размещенного в дата-центре, клиент ЦОДа в первую очередь должен предусмотреть в договоре подряда условия, которые касаются минимизации рисков, связанных с изменением цены договора в процессе работ. В противном случае сложности при согласовании с подрядчиком изменения стоимости могут привести к нарушению непрерывности функционирования оборудования клиента. 

Стороны должны максимально подробно и корректно зафиксировать в договоре связь между предметом работ и их стоимостью. Это гарантирует клиенту ЦОДа сохранение бюджета — каждый отдельный этап работы оценен, и в случае выявления недостатков он вправе требовать от подрядчика их устранения или со­размерного уменьшения цены договора. Если изменение стоимости работ невозможно предвидеть по объективным причинам, клиенту ЦОДа следует определить в договоре способ оперативного согласования изменения цены. Это уменьшает риск остановки работ и дает заказчику опре­деленную свободу в корректировке процесса. Важную роль играет профессиональный технический и юридический менеджмент всего процесса, начиная с этапа согласования договора на проведение работ и заканчивая приемкой выполненных работ и последующим использованием результатов.

Если клиент дата-центра не готов к риску непредвиденного увеличения стоимости работ или сроков ее выполнения, то наиболее надежным подрядчиком для него становится оператор ЦОДа. В этом случае затраты времени и средств на согласование проекта работ значительно уменьшаются и вместе с тем уменьшается риск ошибочного определения стоимости работ. Имея полное представление о характеристиках дата-центра, оптимальных вариантах выполнения работ и обладая необходимой квалификацией, оператор ЦОДа может предложить клиенту наиболее комфортные условия договора, а проверенная база поставщиков и наличие склада оборудования гарантируют, что его цена не подвергнется изменению.